Un software gestionale del magazzino è un programma che ha il compito di facilitare e perfezionare le operazioni necessarie alla gestione di un magazzino, quali:
- il controllo dei prodotti presenti o assenti;
- la quantità delle scorte;
- la necessità di acquisto di nuovi articoli;
- le operazioni di carico e scarico della merce.
Questo tipo di software ha la capacità di controllare, in modo automatico, ogni ambito della coordinazione di un magazzino, permettendo di avere una panoramica generale e sempre costante di ogni movimento in entrata e in uscita, delle spedizioni, dello stato degli ordini e della condizione complessiva dei prodotti in deposito.
Il programma di gestione del magazzino, inoltre, presenta la capacità di pianificare l’ordine degli articoli esauriti in maniera autonoma, o anche di eseguire l’acquisto nel momento in cui le scorte sono in esaurimento.
Se, in linea generale, le operazioni che devono essere effettuate all’interno di un magazzino sono svolte dai dipendenti, che possono incorrere in distrazioni e commettere errori, il software gestionale del magazzino permette di automatizzare tutti i processi logistici della gestione di un deposito.
Dunque, questa tipologia di programma è in grado di ridurre, fino ad un valore pari a zero, l’errore che può essere commesso da chi si occupa della gestione del magazzino, fornendo un sistema altamente efficiente, comodo e sicuro di coordinazione dei prodotti in deposito. Infatti, grazie a questo software gestionale saranno semplificate e velocizzate le operazioni riguardanti la movimentazione e la lettura dei codici a barre, che sarà possibile effettuare anche tramite lettori ottici o dispositivi mobili associati al software, eliminando, di conseguenza, ogni evenienza di commettere errori.
Sarà implementata anche la sicurezza della gestione dei vari articoli, poiché il software di gestione magazzino assicura la completa tracciabilità di ciascun prodotto all’interno dei diversi lotti, il cui tracciamento sul territorio durante il trasporto sarà semplice ed immediato.
Quando ci si trova davanti alla scelta di un tipo di software gestionale rispetto ad un altro, sono diversi i fattori da prendere in considerazione, tra cui sono molto rilevanti le proprie necessità determinate dall’entità del proprio magazzino e, di conseguenza, il grado di complessità e le qualità, avanzate o meno, che il programma di gestione deve presentare.
I software di gestione magazzino più semplici rappresentano programmi gestionali poco complessi, che sono utili in settori gestionali definiti, avendo delle capacità ristrette e specifiche, soprattutto nell’ambito della semplice coordinazione delle scorte e degli articoli necessari, del resoconto delle entrate ed uscite di tipo finanziario, e, in generale, nel campo amministrativo.
Questa tipologia di software è appropriata, dunque, per la coordinazione di magazzini di dimensione ridotta, e richiede, di solito, delle operazioni di tipo manuale, poiché non è completamente automatizzata.
Quando non c’è la necessità di ricorrere ad un software gestionale completo, ma l’amministrazione del magazzino richiede una fascia qualitativa in più rispetto a quello standard più semplice, si può pensare di optare, a fianco del programma di base, per la scelta di un software di gestione magazzino personalizzato, cioè realizzato per possedere delle caratteristiche specifiche dedicate alle necessità personali di chi lo richiede.
I software di gestione magazzino completi, invece, sono programmi molto complessi, che riescono ad integrare, in maniera automatica ed altamente efficiente, tutti i processi gestionali, dall’acquisto alla spedizione, dalla produzione alla catena di distribuzione, sia sul territorio nazionale che a livello internazione, adeguando specifici modelli di gestione ai sistemi finanziari e normativi dei vari paesi.
