In un magazzino in cui transitano prodotti o nel quale vengono conservate scorte un aspetto fondamentale è quello di tenere sempre sotto controllo le quantità e le giacenze dei prodotti, oltre che tenere traccia di quelli che arrivano, che vengono spediti o che vengono resi.

Una delle applicazioni più utili e più utilizzate della raccolta dei dati contenuti all’interno di codici a barre è quella relativa agli inventari, come ad esempio l’inventario di un magazzino logistico. Questa scelta è giustificata principalmente dal fatto che l’uso della tecnologia del codice a barre è particolarmente affidabile, fornisce numerose informazioni e richiede investimenti in hardware e software non troppo onerosi.

Il codice a barre è un sistema di identificazione. Il sistema di codifica, per poter essere interpretato, necessita di un lettore codice a barre, solitamente collegato a un registratore di cassa o a un computer. I lettori codice a barre utilizzando un laser, o altra tecnologia analoga, “leggono” l’alternanza di linee e spazi inviando tali dati al decodificatore, che le interpreta, secondo lo standard utilizzato.

Tipologie di codici a barre

Esistono vari tipi di codici a barre. A variare è la codifica con cui vengono generati. Esistono per esempio codici a barre discreti, i codici in cui solo le barre nere contengono l’informazione. Sono codici a barre continui, invece, quelli in cui, oltre le barre nere, anche gli spazi sono portatori di informazioni. Anche lo spessore delle barre può variare a seconda dello standard utilizzato. I più utilizzati sono:

• codici a barre codebar: utilizzati prevalentemente nelle biblioteche e nelle banche del sangue;
• codici a barre code 39: è uno standard internazionale, a mente della normativa ISO/IEC 16388;
• codici a barre code 128: è un altro standard internazionale, a mente della normativa ISO/IEC 15417;
• codici a barre EAN: ve ne sono di vari tipi (EAN 2, EAN 5, EAN-8, EAN-13) e vengono utilizzati per periodici, libri, vendita al dettaglio; sono fra i codici a barre più diffusi.

Il codice a barre applicato sugli imballi di queste merci è il miglior alleato per rendere tutto ciò facile, veloce e affidabile.

Una volta che un pacco arriva in magazzino e riporta un codice a barre idoneo, l’operatore di logistica dovrà soltanto “leggere” il codice attraverso il terminale o lettore barcode. In automatico tutte le informazioni contenute nel codice appena scansionato finiranno nel software gestionale, dove sarà possibile tenere traccia della provenienza del prodotto, sulle sue caratteristiche e, in contemporanea, aggiungerlo (o sottrarlo nel caso in cui si tratti di una spedizione in uscita) alla quantità dello stesso prodotto già presente in inventario. Ovviamente una soluzione del genere rende semplice non solo l’attività di inventario ma anche le azioni quotidiane di acquisizione e spedizione delle merci, consentendo agli operatori di avere sempre sotto controllo il proprio lavoro.

Vantaggi

Innanzitutto la velocità delle operazioni è sensibilmente più alta e, con essa, l’accuratezza e la precisione dei dati che vengono acquisiti che, a loro volta, rimangono sempre a disposizione degli operatori di magazzino. In tal modo si riducono drasticamente gli errori, le differenze inventariali e, di conseguenza, i costi.

Necessario un software gestionale dei dati raccolti.

Migliorare la gestione degli ordini che si ricevono dai propri clienti si rivela un’operazione fondamentale e strategica per tutte le aziende sia commerciali che industriali.che desiderano accrescere il proprio business.

Prendersi cura della gestione degli ordini dei clienti è una strategia vincente a breve e lungo termine, perchè permette di essere sempre aggiornato sulle quantità da evadere e sulle tempistiche di consegna.

Perchè è necessario gestire in modo efficace gli ordini

Sempre più efficace si rivela adottare in azienda un processo di lavoro automatizzato, abbandonando una gestione manuale degli ordini dei clienti.

Questo tipo di gestione comporta una serie di svantaggi quali:

• impiego di risorse umane notevole;
• possibili errori nell’inserimento dei dati;
• rallentamenti nella gestione degli ordini;
• rielaborazioni degli ordini;
• spedizioni errate;
• clienti insoddisfatti.

Il processo di gestione degli ordini è notevolmente più efficiente quando gli interventi manuali sono ridotti al minimo.  La soluzione per ottimizzare il flusso interno per la gestione degli ordini è utilizzare un software gestionale appositamente studiato. In questo modo è possibile gestire gli ordini in modo più accurato e liberare il tempo delle risorse umane interne all’azienda, dedicandosi così alla soddisfazione del cliente.

La procedura per la gestione dell’ordine può essere suddivisa nelle seguenti fasi:

• Acquisizione e trasmissione dell’ordine (quando le richieste del cliente vengono trasformate in un ordine preciso di beni da consegnare al cliente da parte dell’ufficio vendite e la sua trasmissione all’ufficio logistica);
• Immissione e validazione dell’ordine (l’ordine viene inserito nel sistema gestionale (questa fase non esiste nel caso il sistema di acquisizione degli ordini si interfaccia direttamente con il gestionale come nei sistemi di e-commerce e viene convalidato);
• Gestione dell’ordine;
• Evasione dell’ordine (l’ordine viene preparato per essere consegnato al cliente secondo le specifiche indicate nell’ordine stesso (QT, luogo e data di consegna).

Vantaggi uso programma gestionale per ordini 

I programmi per la gestione degli ordini consentono di rendere tutto automatizzato, visibile e a portata di mano, senza la necessità di un ufficio che gestisca i preventivi singolarmente per ogni cliente, dando ogni volta informazioni su prezzi, proprietà del prodotto o scontistiche.

Grazie alle nuove soluzioni software, l’imprenditore avrà sempre a portata di mano tutte le informazioni richieste dal cliente e necessarie per portare a termine l’ordine correttamente e in tempi celeri.

In generale:

• tempi di gestione più rapidi.
• verifica dei dati (prima della validazione, i dati immessi come l’indirizzo di spedizione, la data di consegna o la presenza di ordini duplicati);
• archiviazione protetta e sicura degli ordini per recuperarli rapidamente;
• monitoraggio e tracciabilità di ogni ordine ricevuto.

Quando si sceglie un determinato software, bisogna assicurarsi che la convalida degli ordini sia digitale e che permetta di confermare le informazioni.

La software house Progetti&Sistemi srl mette a disposizione delle aziende software per magazzino per poter gestire al meglio gli ordini dei clienti. Nello specifico potrai gestire gli ordini con impostazione di stati: da ordinare, da consegnare, consegnato, ordinato, annullato, evaso parzialmente, evaso totale.

Il documento di trasporto, anche detto DDT, è un documento accompagnatorio obbligatorio per il trasporto delle merci previsto dall’ordinamento italiano.  Il documento di trasporto non è solamente un adempimento fiscale: nella gestione magazzino, il ddt rappresenta anche il primo passo da compiere dal punto di vista gestionale della merce in magazzino.

A partire dal 14 agosto 1996, con il DPR 549, esso ha sostituito la bolla di accompagnamento.

Di seguito vi spieghiamo cos’è questo documento, la sua validità ai fini fiscali e come si compila.

I ddt devono essere emessi dal venditore della merce (che ne conserva una copia) prima della consegna o dell’affidamento al corriere e consegnati al ricevente. La sua funzione principale è quella di giustificare il trasferimento di merci dal venditore all’acquirente, anche a vendita non avvenuta.

Vediamo di seguito come compilare un documento di trasporto e le informazioni obbligatorie da inserire.