In un magazzino, per avere una gestione efficiente, diventa essenziale essere a conoscenza di tre aspetti:
1. Per ogni prodotto, qual è il consumo effettivo mensile? Saperlo, ti consente di capire il quantitativo ideale da avere in magazzino.
2. Quali sono i prodotti di punta? Questi sono imprescindibili affinché il tuo business si riveli redditizio. Non averli in magazzino, non ti consente di svolgere al meglio la tua attività.
3. Quanto tempo ti occorre per procurarti ogni prodotto? Vi sono prodotti per cui le tempistiche di disposizione sono pressoché immediate. Per altri, invece, occorre più tempo. Qui i rapporti privilegiati con i fornitori giocano di sicuro un ruolo cruciale.

Le risposte ai suddetti quesiti apparentemente sono facili. In realtà, però, non è proprio così. Di sicuro, potrai avere a grandi linee un’idea di fondo in riferimento ai prodotti presenti a magazzino e alle tempistiche di ordine. Tuttavia, la misurazione deve essere effettuata con estrema precisione. Per portare a termine questa operazione, vi sono appositi software, noti come gestionali, in grado di darti una mano.

Ecco pertanto alcune dritte utili per la gestione efficiente del tuo magazzino aziendale.

– Mantenere tutto in ordine: a prescindere dal settore in cui opera la tua azienda, ai fini di una corretta gestione del magazzino, fare ordine è fondamentale. Tutto parte dall’arrivo della merce e continua con la collocazione del prodotto sugli scaffali, con la presenza delle giuste etichette. Attenzione che siano ben visibili, affinché le principali informazioni siano ben chiare, tenendo naturalmente conto delle richieste della tua clientela.
– Preparazione anticipata all’ordine: la proattività è una dote oggigiorno fondamentale per fare business. Anche quando si tratta di gestire un magazzino. Ritrovarsi scatoloni dislocati qua e là, non è una situazione bella a vedersi. Significa che all’ordine, l’impresa non è arrivata preparata. Motivo per cui, a ridosso dell’arrivo di spedizioni dal fornitore, è scelta saggia chiedergli l’invio di un’e-mail contenente il file della bolla di consegna. In questo modo, avrai maggiori chance di lavorare in maniera programmata: questo vuol dire preparare anticipatamente le etichette con prezzi e codici appropriati e predisporre alla perfezione lo spazio sugli scaffali, affinché gli scatoloni sparsi a destra e a manca siano solo un ricordo del passato.
– Mai esagerare con le scorte a magazzino: il quantitativo di scorte a magazzino deve essere lo stretto necessario, affinché i rischi di rimanenze vengano minimizzati. Le scorte inutili creano solo caos, specie nel caso in cui di spazio disponibile ce ne fosse davvero poco.
– L’importanza dei codici a barre: un lettore di codici a barre ti semplifica la vita. Specie per ciò che concerne il carico e lo scarico della merce, oltre che per un inventario senza errori.
– Software gestionale: la tecnologia è essenziale per gestire al meglio il magazzino della tua impresa. I software gestionali costituiscono il miglior supporto possibile per monitorare al meglio l’andamento delle vendite e l’effettiva disponibilità di prodotto, oltre che per aggiornarti circa le tempistiche in cui urge procedere al riordino.

I software gestionali: vantaggi

I software gestionali rappresentano la miglior soluzione possibile per aiutarti nella gestione automatica di tutti i processi che hanno per protagonista principale il magazzino della tua realtà imprenditoriale: dalla fase di carico a quella di vendita. Il supporto di lettori dei codici a barre ti permette di snellire le operazioni e di velocizzare le tempistiche. In questo modo, la gestione dello spazio e delle risorse economiche potrà essere considerata ancora più efficiente.

Il core business di Progetti&Sistemi verte sulla fornitura di software gestionali e di servizi di assistenza per imprese commerciali e negozi. Rivolgiti a noi quando si tratta di scegliere un valido gestionale. Della segnalazione di quello più adatto alla tua attività, ce ne occupiamo noi in prima persona, alla luce della nostra pluriennale esperienza maturata sul campo e di risultati significativi conseguiti con i nostri numerosi clienti.

L'articolo Consigli per la corretta gestione del magazzino proviene da Progetti e sistemi.

La prima grande novità è rappresentata dal termine per l’emissione della fattura elettronica. Se ad oggi i titolari di partita IVA hanno tempo fino alla scadenza della liquidazione IVA periodica, a partire dal mese di luglio la fattura elettronica dovrà essere emessa entro il termine di 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione, in base a quanto previsto da un emendamento al Decreto Crescita, entrato in vigore il 30 giugno 2019. Come chiarito dall’Agenzia delle Entrate, la data di emissione della fattura elettronica deve coincidere con la data di trasmissione del file al Sistema di interscambio (Sdi). Le fatture emesse devono essere annotate entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni (e con riferimento a tale mese).

In caso di emissione tardiva, scatteranno le sanzioni per i titolari di partita Iva. Le sanzioni richiamate dal decreto legislativo n. 127/2015 sono quelle previste dall’articolo 6 del Decreto legislativo del 18/12/1997 n. 471. Nel caso di violazione degli obblighi di documentazione e registrazione delle operazioni imponibili ai fini IVA è prevista una sanzione amministrativa compresa tra il 90 ed il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato. Se la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo, la sanzione va da 250 euro a 2.000 euro.

A partire dal primo luglio, quindi, si applicheranno le modifiche al comma 2 ed al comma 4 dell’articolo 21 del DPR n. 633/1972 introdotte con il Decreto Legislativo n. 119/2018.

Ricordiamo anche che dal 1° luglio 2019 è entrato in vigore l’obbligo di scontrino elettronico, che inizialmente coinvolgerà esclusivamente i commercianti con volume d’affari superiore a 400.000 euro.

Il software gestionale Facile TRE integra al suo interno la creazione, l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche.
L’azienda potrà decidere la modalità di invio delle Fatture Elettroniche allo SDI. Potrà scegliere per l’invio e ricezione la modalità PEC a costo Zero, oppure decidere di usufruire dei servizi di Intermediari (Aruba, Digithera, ecc) utilizzando il codice Destinatario.
Se si sceglie come canale di invio e ricezione la modalità PEC, la gestione della Fatturazione Elettronica di Facile TRE prevede le seguenti Fasi:

CICLO ATTIVO (FATTURE DI VENDITA)

1. Creazione in automatico della fattura nel formato elettronico (XML)
2. Firma digitale del file xml (il software applica la firma sul documento
3. Invio del file XML (fattura elettronica) direttamente al sistema di interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, attraverso la PEC (posta certificata)
4. Monitoraggio degli stati della fattura elettronica. Tutti i vari stati del processo di fatturazione secondo lo SDI (scartata, accettata, consegnata, non consegnata ecc.) sono visibili direttamente nella schermata di Facile TRE

CICLO PASSIVO (FATTURE DI ACQUISTO)

1. Importazione e visualizzazione delle fatture elettroniche dei fornitori in modo automatico.
Se si sceglie come canale di invio e ricezione la modalità Intermediario, la gestione della Fatturazione Elettronica di Facile TRE prevede le seguenti Fasi:

CICLO ATTIVO (FATTURE DI VENDITA)

1. Esportazione e creazione in XML della fattura attraverso un semplice pulsante
2. Il cliente decide in base al suo intermediario di caricare sulla piattaforma il file XML

CICLO PASSIVO (FATTURE DI ACQUISTO)

• Importazione e visualizzazione delle fatture elettroniche (XML) dei fornitori in modo manuale attraverso una procedura guidata.
• All’interno di Facile TRE si potrà visualizzare e controllare in qualsiasi momento lo stato degli esiti delle Fatture Emesse:
• Da generare: se la fattura manca di informazioni quindi da completare;
• Da firmare: fattura corretta, ma da firmata per l’invio all’ente pubblico;
•  Da inviare: se la fattura è da inviare al sistema SDI;
•  Inviata: la fattura è stata inviata al sistema SDI;
• Scartata: nella fattura sono stati rilevati errori di forma dallo SDI, occorre correggere e ripetere l’invio;
• Respinta: quando il destinatario respinge la fattura, indicando le motivazioni (solo l’ente pubblico può respingere la fattura);
• Trasmessa al destinatario: la fattura è stata inoltrata al destinatario;
• Mancata consegna: il sistema non è riuscito a trasmettere la fattura al destinatario;
• Impossibilità di recapito: il sistema sdi non è riuscito a trasmettere la fattura al destinatario, per problemi tecnici inerenti il destinatario (casella posta certificata piena, non funzionante) la fattura resta valida, ma occorre contattare il destinatario ed inoltrargli una copia della fattura;
• Accettazione: il destinatario ha accettato la fattura (solo per gli enti pubblici).

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La prima nota contabile permetterà di avere in ogni momento una visione aggiornata e completa delle entrate e delle uscite dei conti di una qualsiasi attività commerciale.

Può essere suddiviso in ‘Prima nota cassa’, dove si registrano solo le operazioni caratterizzate da movimentazioni di denaro contante o in ‘Prima nota banca’, in cui si annotano tutte le altre operazioni documentate da cambiali, fatture, assegni per cui non c’è stata ancora nessuna movimentazione di denaro contante. In questo caso, si parla anche di “prima nota fuori cassa”.

La prima nota è caratterizzata da una tabella, in cui ogni riga corrisponde ad una entrata o ad una uscita.

Quali informazioni inserire nella prima nota

La gestione della prima nota può essere più o meno analitica e avere al suo interno informazioni più o meno dettagliate. Il numero di informazioni che possono essere annotate in prima nota varia in base alle esigenze dell’azienda o dell’imprenditore. In ciascuna riga della tabella devono essere inserite le seguenti informazioni di base:

• la data dell’operazione;
• la descrizione dell’operazione;
• l’importo effettivo dell’operazione;
• la dicitura “entrata” o “uscita”, in base alla tipologia di operazione;
• il documento fiscale di riferimento, ad esempio il numero di scontrino o della fattura o del bonifico.

I movimenti che possono essere inseriti sono:

• il pagamento di una fattura di acquisto;
• la ricevuta di una fattura di acquisto;
• il pagamento di bolli, affitti, ecc.
• il versamento di contanti sul conto in banca;
• il prelievo di contanti in banca oppure eseguito allo sportello;
• le operazioni bancarie (ad esempio i bonifici) e tutte le operazioni con la carta di credito.
• il pagamento di tasse;
• il pagamento di F23 e F24.

In prima nota, oltre agli incassi e ai pagamenti, è possibile annotare anche le fatture emesse, il ricevimento di fatture d’acquisto, le operazioni riferite a costi sostenuti non documentati da fatture, l’erogazione di un finanziamento, l’accredito di un contributo, e così via.

Per una corretta compilazione della prima nota è importante seguire un ordine cronologico, per avere sotto controllo i flussi finanziari dell’impresa. È possibile tenere facilmente sotto controllo i movimenti di prima nota utilizzando un software gestionale, nel caso in cui l’impresa debba gestire un elevato numero di operazioni (non solo operazioni relative alle movimentazioni finanziarie).

Quali sono i vantaggi nella compilazione della prima nota, sebbene non obbligatoria?

La prima nota è uno strumento utile al commercialista per l’inserimento delle operazioni nel programma di gestione contabile.
La prima nota è uno strumento utile all’impresa per il monitoraggio e la gestione dell’andamento del business.
Tuttavia, se l’azienda non ha interesse nel rilevare tutte le movimentazioni economico-finanziarie, è comunque importante tenere traccia in prima nota di almeno le movimentazioni di cassa. Questo perché per le movimentazioni di banca esistono altri documenti consultabili – come ad esempio gli estratti conto.

Sebbene non ci siano vincoli fiscali, è bene aggiornare il documento giornalmente. In questo modo eviterai di dover archiviare una montagna di operazioni tutte assieme.

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Cos’è l’archiviazione ottica nel dettaglio

La procedura di archiviazione ottica dei documenti garantisce la possibilità di salvare tutti i documenti all’interno di un file in un software apposito. Si utilizzano supporti ottici che garantiscono la possibilità di archiviare in tempi molto ridotti tutta la documentazione di enti pubblici, uffici giudiziari, professionisti ed aziende. Si tratta dunque di un qualcosa di molto importante e che permette di usufruire di software di ultima generazione che fungono da veri e propri archivi. Ovviamente è bene sottolineare che i documenti che vengono convertiti in forma digitale hanno stessa validità di quelli cartacei: questo per via della firma digitale, ovvero la garanzia di autenticità dei documenti. La dignità giuridica di atti e documentazioni viene perciò mantenuta del tutto integra in maniera tale che chiunque possa sempre trovare in modo facile i documenti che servono. Oltre a dover considerare che l’archiviazione ottica permette di ottimizzare gli spazi fisici dato che la legge ha previsto questo tipo di procedura in maniera tale da evitare di intasare archivi enormi con carte che diventa sempre più difficile reperire.

A cosa serve l’archiviazione ottica dei documenti

A definire tutto ciò è stata la riforma della Pubblica Amministrazione che ha dunque previsto questa interessante possibilità di convertire file analogici in digitali. Il primo scopo che è stato perseguito per poter arrivare a questo importante step è stato quello di dar vita ad un archivio informatico molto preciso e che preveda la possibilità di non perdere mai questo tipo di file. Ecco perché i documenti informatici che vengono convertiti possono essere sia quelli che di base sono presenti su appositi supporti tecnologici oppure quelli cartacei che vengono convertiti. Inoltre è stato importante passare all’archiviazione ottica dei documenti in quanto si arriva facilmente ad una classificazione e fascicolazione di tutti quelli che sono presenti in un archivio. Tutto questo fa capire dunque il motivo per cui il Testo Unico sulla documentazione amministrativa dispone che ogni amministrazione abbia un servizio informatico ben preciso che si occupi della gestione dei flussi di documenti ed archivi.

Quali documenti possono essere digitalizzati?

Possono diventare oggetto di un processo di conservazione sostitutiva digitale:

• le fatture;
• i DDT;
• gli estratti conti bancari;
• la corrispondenza;
• i libri e i registri fiscali;
• i bilanci e le dichiarazioni dei redditi;
• documenti di natura tecnica.

I vantaggi di un software per la gestione documentale

Indubbiamente vanno considerati alcuni aspetti rilevanti che favoriscono lo sfruttamento della gestione documentale ottica mediante dei software.

Tra i vantaggi di un di un software per la gestione documentale:

• recupero degli spazi fisici destinati all’archiviazione;
• riduzione del tempo per la ricerca, consultazione e condivisione dei documenti;
• maggiore sicurezza nella gestione dei documenti;
• riduzione dei costi per stoccaggio e gestione dei documenti.

L’elevata efficienza di tali sistemi informatici è qualcosa di molto vantaggioso per un ente o azienda che sia. Tra i vantaggi non si può fare a meno di citare i piccoli spazi necessari per l’archiviazione fisica di tali file. Non c’è nemmeno un elevato rischio di perdita di questi documenti, cosa che potrebbe avvenire in un deposito o archivio per via di svariati fattori. Senza dimenticare uno degli aspetti più pratici e nel contempo più conveniente della gestione ed archiviazione elettronica: è semplice trovare un documento ottimizzando al massimo i tempi.

Con il servizio di archiviazione ottica dei documenti del gestionale Facile Tre puoi ricercare, consultare, scaricare e condividere le immagini dei documenti in modo rapido, efficace e sicuro, superando la gestione cartacea.

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