Come gestire gli ordini clienti in modo efficiente

Migliorare la gestione degli ordini che si ricevono dai propri clienti si rivela un’operazione fondamentale e strategica per tutte le aziende sia commerciali che industriali.che desiderano accrescere il proprio business.

Prendersi cura della gestione degli ordini dei clienti è una strategia vincente a breve e lungo termine, perchè permette di essere sempre aggiornato sulle quantità da evadere e sulle tempistiche di consegna.

Perchè è necessario gestire in modo efficace gli ordini

Sempre più efficace si rivela adottare in azienda un processo di lavoro automatizzato, abbandonando una gestione manuale degli ordini dei clienti.

Questo tipo di gestione comporta una serie di svantaggi quali:

  • impiego di risorse umane notevole;
  • possibili errori nell’inserimento dei dati;
  • rallentamenti nella gestione degli ordini;
  • rielaborazioni degli ordini;
  • spedizioni errate;
  • clienti insoddisfatti.

Il processo di gestione degli ordini è notevolmente più efficiente quando gli interventi manuali sono ridotti al minimo.  La soluzione per ottimizzare il flusso interno per la gestione degli ordini è utilizzare un software gestionale appositamente studiato. In questo modo è possibile gestire gli ordini in modo più accurato e liberare il tempo delle risorse umane interne all’azienda, dedicandosi così alla soddisfazione del cliente.

La procedura per la gestione dell’ordine può essere suddivisa nelle seguenti fasi:

  • Acquisizione e trasmissione dell’ordine (quando le richieste del cliente vengono trasformate in un ordine preciso di beni da consegnare al cliente da parte dell’ufficio vendite e la sua trasmissione all’ufficio logistica);
  • Immissione e validazione dell’ordine (l’ordine viene inserito nel sistema gestionale (questa fase non esiste nel caso il sistema di acquisizione degli ordini si interfaccia direttamente con il gestionale come nei sistemi di e-commerce e viene convalidato);
  • Gestione dell’ordine;
  • Evasione dell’ordine (l’ordine viene preparato per essere consegnato al cliente secondo le specifiche indicate nell’ordine stesso (QT, luogo e data di consegna).

Vantaggi uso programma gestionale per ordini 

I programmi per la gestione degli ordini consentono di rendere tutto automatizzato, visibile e a portata di mano, senza la necessità di un ufficio che gestisca i preventivi singolarmente per ogni cliente, dando ogni volta informazioni su prezzi, proprietà del prodotto o scontistiche.

Grazie alle nuove soluzioni software, l’imprenditore avrà sempre a portata di mano tutte le informazioni richieste dal cliente e necessarie per portare a termine l’ordine correttamente e in tempi celeri.

In generale:

  • tempi di gestione più rapidi.
  • verifica dei dati (prima della validazione, i dati immessi come l’indirizzo di spedizione, la data di consegna o la presenza di ordini duplicati);
  • archiviazione protetta e sicura degli ordini per recuperarli rapidamente;
  • monitoraggio e tracciabilità di ogni ordine ricevuto.

Quando si sceglie un determinato software, bisogna assicurarsi che la convalida degli ordini sia digitale e che permetta di confermare le informazioni.

La software house Progetti&Sistemi srl mette a disposizione delle aziende software per magazzino per poter gestire al meglio gli ordini dei clienti. Nello specifico potrai gestire gli ordini con impostazione di stati: da ordinare, da consegnare, consegnato, ordinato, annullato, evaso parzialmente, evaso totale.

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