Al giorno d’oggi l’abolizione della carta sta diventando sempre più comune per fini ecologici in primis. Ecco perché da qualche tempo si parla di archiviazione ottica dei documenti: con questa pratica si intende la possibilità di convertire tutti i documenti da analogici a digitali. Ovviamente il tutto avviene in base alle procedure stabilite precisamente dall’ordinamento giuridico italiano.
Cos’è l’archiviazione ottica nel dettaglio
La procedura di archiviazione ottica dei documenti garantisce la possibilità di salvare tutti i documenti all’interno di un file in un software apposito. Si utilizzano supporti ottici che garantiscono la possibilità di archiviare in tempi molto ridotti tutta la documentazione di enti pubblici, uffici giudiziari, professionisti ed aziende. Si tratta dunque di un qualcosa di molto importante e che permette di usufruire di software di ultima generazione che fungono da veri e propri archivi. Ovviamente è bene sottolineare che i documenti che vengono convertiti in forma digitale hanno stessa validità di quelli cartacei: questo per via della firma digitale, ovvero la garanzia di autenticità dei documenti. La dignità giuridica di atti e documentazioni viene perciò mantenuta del tutto integra in maniera tale che chiunque possa sempre trovare in modo facile i documenti che servono. Oltre a dover considerare che l’archiviazione ottica permette di ottimizzare gli spazi fisici dato che la legge ha previsto questo tipo di procedura in maniera tale da evitare di intasare archivi enormi con carte che diventa sempre più difficile reperire.
A cosa serve l’archiviazione ottica dei documenti
A definire tutto ciò è stata la riforma della Pubblica Amministrazione che ha dunque previsto questa interessante possibilità di convertire file analogici in digitali. Il primo scopo che è stato perseguito per poter arrivare a questo importante step è stato quello di dar vita ad un archivio informatico molto preciso e che preveda la possibilità di non perdere mai questo tipo di file. Ecco perché i documenti informatici che vengono convertiti possono essere sia quelli che di base sono presenti su appositi supporti tecnologici oppure quelli cartacei che vengono convertiti. Inoltre è stato importante passare all’archiviazione ottica dei documenti in quanto si arriva facilmente ad una classificazione e fascicolazione di tutti quelli che sono presenti in un archivio. Tutto questo fa capire dunque il motivo per cui il Testo Unico sulla documentazione amministrativa dispone che ogni amministrazione abbia un servizio informatico ben preciso che si occupi della gestione dei flussi di documenti ed archivi.
Quali documenti possono essere digitalizzati?
Possono diventare oggetto di un processo di conservazione sostitutiva digitale:
- le fatture;
- i DDT;
- gli estratti conti bancari;
- la corrispondenza;
- i libri e i registri fiscali;
- i bilanci e le dichiarazioni dei redditi;
- documenti di natura tecnica.
I vantaggi di un software per la gestione documentale
Indubbiamente vanno considerati alcuni aspetti rilevanti che favoriscono lo sfruttamento della gestione documentale ottica mediante dei software.
Tra i vantaggi di un di un software per la gestione documentale:
- recupero degli spazi fisici destinati all’archiviazione;
- riduzione del tempo per la ricerca, consultazione e condivisione dei documenti;
- maggiore sicurezza nella gestione dei documenti;
- riduzione dei costi per stoccaggio e gestione dei documenti.
L’elevata efficienza di tali sistemi informatici è qualcosa di molto vantaggioso per un ente o azienda che sia. Tra i vantaggi non si può fare a meno di citare i piccoli spazi necessari per l’archiviazione fisica di tali file. Non c’è nemmeno un elevato rischio di perdita di questi documenti, cosa che potrebbe avvenire in un deposito o archivio per via di svariati fattori. Senza dimenticare uno degli aspetti più pratici e nel contempo più conveniente della gestione ed archiviazione elettronica: è semplice trovare un documento ottimizzando al massimo i tempi.
Con il servizio di archiviazione ottica dei documenti del gestionale Facile Tre puoi ricercare, consultare, scaricare e condividere le immagini dei documenti in modo rapido, efficace e sicuro, superando la gestione cartacea.
