Un documento utile per registrare qualsiasi movimento economico legato all’azienda e per mantenere la contabilità in ordine è la prima nota. Si tratta di un documento non obbligatorio per legge, che consiste nella registrazione dei movimenti bancari e dei movimenti di cassa di un’azienda, ovvero le entrate e le uscite dalla cassa, ossia pagamenti ricevuti ed effettuati in contanti, dei quali non è tenuta traccia nell’estratto conto bancario. Di seguito vediamo in pratica cos’è la prima nota e come si compila.
La prima nota contabile permetterà di avere in ogni momento una visione aggiornata e completa delle entrate e delle uscite dei conti di una qualsiasi attività commerciale.
Può essere suddiviso in ‘Prima nota cassa’, dove si registrano solo le operazioni caratterizzate da movimentazioni di denaro contante o in ‘Prima nota banca’, in cui si annotano tutte le altre operazioni documentate da cambiali, fatture, assegni per cui non c’è stata ancora nessuna movimentazione di denaro contante. In questo caso, si parla anche di “prima nota fuori cassa”.
La prima nota è caratterizzata da una tabella, in cui ogni riga corrisponde ad una entrata o ad una uscita.
Quali informazioni inserire nella prima nota
La gestione della prima nota può essere più o meno analitica e avere al suo interno informazioni più o meno dettagliate. Il numero di informazioni che possono essere annotate in prima nota varia in base alle esigenze dell’azienda o dell’imprenditore. In ciascuna riga della tabella devono essere inserite le seguenti informazioni di base:
- la data dell’operazione;
- la descrizione dell’operazione;
- l’importo effettivo dell’operazione;
- la dicitura “entrata” o “uscita”, in base alla tipologia di operazione;
- il documento fiscale di riferimento, ad esempio il numero di scontrino o della fattura o del bonifico.
I movimenti che possono essere inseriti sono:
- il pagamento di una fattura di acquisto;
- la ricevuta di una fattura di acquisto;
- il pagamento di bolli, affitti, ecc.
- il versamento di contanti sul conto in banca;
- il prelievo di contanti in banca oppure eseguito allo sportello;
- le operazioni bancarie (ad esempio i bonifici) e tutte le operazioni con la carta di credito.
- il pagamento di tasse;
- il pagamento di F23 e F24.
In prima nota, oltre agli incassi e ai pagamenti, è possibile annotare anche le fatture emesse, il ricevimento di fatture d’acquisto, le operazioni riferite a costi sostenuti non documentati da fatture, l’erogazione di un finanziamento, l’accredito di un contributo, e così via.
Per una corretta compilazione della prima nota è importante seguire un ordine cronologico, per avere sotto controllo i flussi finanziari dell’impresa. È possibile tenere facilmente sotto controllo i movimenti di prima nota utilizzando un software gestionale, nel caso in cui l’impresa debba gestire un elevato numero di operazioni (non solo operazioni relative alle movimentazioni finanziarie).
Quali sono i vantaggi nella compilazione della prima nota, sebbene non obbligatoria?
La prima nota è uno strumento utile al commercialista per l’inserimento delle operazioni nel programma di gestione contabile.
La prima nota è uno strumento utile all’impresa per il monitoraggio e la gestione dell’andamento del business.
Tuttavia, se l’azienda non ha interesse nel rilevare tutte le movimentazioni economico-finanziarie, è comunque importante tenere traccia in prima nota di almeno le movimentazioni di cassa. Questo perché per le movimentazioni di banca esistono altri documenti consultabili – come ad esempio gli estratti conto.
Sebbene non ci siano vincoli fiscali, è bene aggiornare il documento giornalmente. In questo modo eviterai di dover archiviare una montagna di operazioni tutte assieme.